Générateurs de documents · Gestion sociale & administrative
Registre unique du personnel
Génère un registre unique du personnel conforme (mentions obligatoires de l’art. L1221-13), prêt à imprimer — et vous oriente vers le registre vivant de votre espace RH.
Barème vérifié le 1 juillet 2026 · par Gigi RH
En bref
Le registre unique du personnel est un document obligatoire dès le premier salarié, dans lequel l’employeur inscrit, dans l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile, chaque salarié de l’établissement : identité, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, type de contrat. Les mentions sont conservées 5 ans après le départ du salarié.
Synthèse
Registre prêt à imprimer
| Obligatoire | Dès le 1er salarié |
| Ordre | Chronologique des embauches |
| Conservation | 5 ans après le départ |
Points de vigilance
- L’absence de registre ou un registre incomplet est passible d’une amende de 4e classe par salarié concerné — et complique tout contrôle URSSAF ou inspection.
- Support libre (papier ou numérique) dès lors que les mentions sont infalsifiables et datées.
- Votre « Espace RH » Gigi tient ce registre en continu à partir des dossiers salariés et l’exporte à jour — préférez-le au papier.
Registre unique du personnel
[Raison sociale]
Établissement : [Raison sociale] — [Adresse]
Salariés inscrits dans l’ordre chronologique des embauches (mentions indélébiles).
| Nom — Prénoms | Nationalité | Date de naissance | Sexe | Emploi & qualification | Entrée | Sortie | Type de contrat / observations |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Mentions particulières à ne pas oublier
- Travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
- CDD, intérim (mention « salarié temporaire » + ETT), temps partiel, apprentis et stagiaires (partie spécifique) : à signaler dans la dernière colonne.
- Conservation : 5 ans à compter du départ du salarié.
- À présenter au CSE, à l’inspection du travail et aux agents de contrôle à leur demande.
Registre généré par la Gigi RH Toolbox. Astuce : l’espace « Mon espace RH » tient ce registre automatiquement à partir de vos dossiers salariés.
Barème vérifié le : 1 juillet 2026
Base légale / source : Art. L1221-13 et D1221-23 du Code du travail — registre obligatoire dès le 1er salarié, tenu dans l’ordre des embauches, conservé 5 ans après le départ de chaque salarié.
Votre convention collective peut prévoir des dispositions plus favorables que le Code du travail : vérifiez toujours votre convention (IDCC) avant d’appliquer un calcul ou un modèle.
Document informatif — il ne se substitue pas à un conseil juridique personnalisé ni aux dispositions de votre convention collective.
Méthode de calcul
- Renseignez la raison sociale et l’adresse de l’établissement — le registre se tient par établissement.
- L’outil génère un registre prêt à imprimer avec les colonnes obligatoires : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d’entrée et de sortie, type de contrat et observations.
- Complétez les mentions particulières : pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ; pour les CDD, intérimaires (mention « salarié temporaire » et nom de l’ETT), temps partiel et apprentis, la mention dans la colonne dédiée ; les stagiaires figurent dans une partie spécifique.
- Inscrivez chaque salarié dès l’embauche, dans l’ordre chronologique, avec des mentions indélébiles — sur support papier ou numérique dès lors que les données sont infalsifiables et datées.
- Conservez chaque ligne 5 ans à compter du départ du salarié, et présentez le registre au CSE, à l’inspection du travail et aux agents de contrôle à leur demande.
Exemple de calcul
Une boutique embauche sa première salariée le 2 février 2026 : l’employeur ouvre le registre unique du personnel de l’établissement le jour même et y inscrit nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi (vendeuse), qualification, date d’entrée et type de contrat (CDI). En mai, un renfort en CDD est inscrit à la ligne suivante avec la mention CDD en observations. Si la salariée quitte l’entreprise le 30 juin 2027, sa ligne est complétée de la date de sortie et conservée jusqu’au 30 juin 2032 — 5 ans après son départ.
Questions fréquentes
Le registre du personnel est-il obligatoire pour une TPE ?
Oui, dès le premier salarié et dans chaque établissement (art. L1221-13 du Code du travail). Les salariés y sont inscrits à l’embauche, dans l’ordre chronologique, y compris les CDD, apprentis et intérimaires (avec mention « salarié temporaire »), et les stagiaires dans une partie spécifique. Seuls quelques employeurs particuliers en sont dispensés (particuliers employeurs, et régimes spécifiques avec dispositifs équivalents).
Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ?
Pour chaque salarié : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement (art. D1221-23). S’y ajoutent selon les cas : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers, et la mention du type de contrat — CDD, temps partiel, apprenti, « salarié temporaire » avec le nom de l’entreprise de travail temporaire.
Peut-on tenir le registre du personnel au format numérique ?
Oui, le support est libre — papier ou numérique — dès lors que les mentions sont infalsifiables, datées et conservées dans les mêmes conditions de durée et de contrôle que le registre papier. En présence d’un CSE, la dématérialisation des registres obligatoires suppose en principe sa consultation. Un registre tenu automatiquement à partir des dossiers salariés reste la solution la plus fiable.
Combien de temps conserver le registre du personnel ?
Les mentions relatives à chaque salarié doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle il a quitté l’établissement. En pratique, le registre lui-même vit en continu : on n’efface jamais une ligne, on complète la date de sortie et l’on conserve l’historique — c’est précisément ce qui est vérifié lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf.
Quelle sanction en cas d’absence de registre du personnel ?
L’absence de registre, un registre incomplet ou des mentions erronées sont passibles d’une amende prévue pour les contraventions de 4e classe (750 € au plus pour une personne physique), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés. Au-delà de l’amende, un registre défaillant complique tout contrôle Urssaf ou de l’inspection du travail et affaiblit l’employeur en cas de contentieux sur les effectifs.