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Kit onboarding / livret d’accueil
Génère le plan d’intégration daté d’une nouvelle recrue (J-7 → M3) et la trame de livret d’accueil personnalisée — un salarié sur trois quitte son poste la première année à cause d’une intégration manquée.
Barème vérifié le 1 juillet 2026 · par Gigi RH
En bref
Le kit onboarding organise l’intégration d’une nouvelle recrue, de la semaine précédant son arrivée jusqu’au bilan du troisième mois : préparation matérielle et administrative, accueil du premier jour, objectifs, points réguliers. Il s’accompagne d’un livret d’accueil présentant l’entreprise et la vie pratique. Sans être obligatoire, il englobe de vraies obligations : DPAE, registre du personnel, visite d’information et de prévention.
Synthèse
Plan d’intégration
| Étapes planifiées | 6 |
| Point critique | Visite d’information et de prévention ≤ 3 mois |
- J-7 — Tout préparerMatériel et accès commandés, DPAE faite, contrat signé, registre du personnel à jour, mutuelle affiliée, équipe prévenue, tuteur briefé.
- J-1 — Dernier contrôlePoste de travail prêt, badge/clés, planning de la première semaine envoyé à la recrue avec horaire et interlocuteurs.
- Jour J — AccueillirAccueil par le manager, tour des locaux et de l’équipe, remise du livret d’accueil, déjeuner accompagné, point sécurité (consignes, DUERP), présentation de [tuteur].
- Semaine 1 — CadrerObjectifs des 3 premiers mois posés par écrit, formations aux outils, premier point tuteur, programmation de la visite d’information et de prévention (dans les 3 mois).
- Mois 1 — Premier bilanEntretien manager : ce qui roule / ce qui bloque, feedback dans les deux sens, ajustement des objectifs.
- Mois 3 — Bilan d’intégrationEntretien de fin de période d’essai le cas échéant : décision motivée, rapport d’étonnement recueilli, suite du parcours de formation.
Points de vigilance
- La visite d’information et de prévention doit avoir lieu dans les 3 mois de la prise de poste (avant l’embauche pour certains postes à risques ou les moins de 18 ans).
- Un tuteur désigné et disponible est le premier facteur de réussite d’une intégration.
- Le rapport d’étonnement du 3e mois est une mine d’or pour améliorer l’entreprise : demandez-le systématiquement.
Plan d’intégration — [Prénom Nom]
Intégration de [Prénom Nom] — [poste] — [entreprise]. Tuteur : [tuteur].
Plan d’intégration
| Échéance | Étape | Actions |
|---|---|---|
| Tout préparer | Matériel et accès commandés, DPAE faite, contrat signé, registre du personnel à jour, mutuelle affiliée, équipe prévenue, tuteur briefé. | |
| Dernier contrôle | Poste de travail prêt, badge/clés, planning de la première semaine envoyé à la recrue avec horaire et interlocuteurs. | |
| Accueillir | Accueil par le manager, tour des locaux et de l’équipe, remise du livret d’accueil, déjeuner accompagné, point sécurité (consignes, DUERP), présentation de [tuteur]. | |
| Cadrer | Objectifs des 3 premiers mois posés par écrit, formations aux outils, premier point tuteur, programmation de la visite d’information et de prévention (dans les 3 mois). | |
| Premier bilan | Entretien manager : ce qui roule / ce qui bloque, feedback dans les deux sens, ajustement des objectifs. | |
| Bilan d’intégration | Entretien de fin de période d’essai le cas échéant : décision motivée, rapport d’étonnement recueilli, suite du parcours de formation. |
Livret d’accueil — trame à compléter
- Mot de bienvenue et histoire de l’entreprise (qui nous sommes, nos valeurs, nos clients)
- Organigramme et interlocuteurs clés (qui appeler pour quoi)
- Vie pratique : horaires, badges, restauration, transports, télétravail
- RH : congés (comment poser), absences et arrêts maladie (qui prévenir, sous quel délai), mutuelle, prévoyance, épargne salariale
- Outils : messagerie, logiciels métiers, règles informatiques et RGPD
- Sécurité : consignes, conduite à tenir en cas d’accident, contacts d’urgence, médecine du travail
- Convention collective applicable (IDCC) et affichages obligatoires : où les consulter
Kit généré par la Gigi RH Toolbox — personnalisez chaque rubrique ; un livret vivant vaut mieux qu’un beau PDF oublié.
Barème vérifié le : 1 juillet 2026
Base légale / source : Bonne pratique RH ; certaines obligations légales s’y rattachent (DPAE, registre, visite d’information et de prévention dans les 3 mois).
Votre convention collective peut prévoir des dispositions plus favorables que le Code du travail : vérifiez toujours votre convention (IDCC) avant d’appliquer un calcul ou un modèle.
Document informatif — il ne se substitue pas à un conseil juridique personnalisé ni aux dispositions de votre convention collective.
Méthode de calcul
- J-7 — tout préparer : matériel et accès commandés, DPAE effectuée, contrat signé, registre unique du personnel mis à jour, mutuelle affiliée, équipe prévenue et tuteur désigné puis briefé.
- J-1 — dernier contrôle : poste de travail prêt, badge et clés disponibles, planning de la première semaine envoyé à la recrue avec horaires et interlocuteurs.
- Jour J — accueillir : accueil par le manager, tour des locaux et présentation de l’équipe, remise du livret d’accueil, déjeuner accompagné, point sécurité (consignes, DUERP) et présentation du tuteur.
- Semaine 1 — cadrer : objectifs des trois premiers mois posés par écrit, formation aux outils, premier point avec le tuteur, programmation de la visite d’information et de prévention (dans les 3 mois).
- Mois 1 — premier bilan : entretien avec le manager, feedback dans les deux sens, ajustement des objectifs.
- Mois 3 — bilan d’intégration : entretien de fin de période d’essai le cas échéant, recueil du rapport d’étonnement, suite du parcours de formation.
Exemple de calcul
Pour un vendeur arrivant le 1er septembre 2026, le kit généré produit un plan d’intégration daté en six étapes (25 août : préparation ; 31 août : dernier contrôle ; 1er septembre : accueil ; 8 septembre : cadrage ; 1er octobre : premier bilan ; 1er décembre : bilan d’intégration) et une trame de livret d’accueil à compléter : mot de bienvenue, organigramme, vie pratique, rubriques RH, outils et règles informatiques, sécurité, convention collective et affichages obligatoires.
Questions fréquentes
Le livret d’accueil est-il obligatoire ?
Non, le livret d’accueil n’est pas imposé par le Code du travail pour les entreprises privées, sauf dispositions conventionnelles particulières. Il est néanmoins fortement recommandé : il centralise les informations pratiques (horaires, congés, absences, mutuelle, sécurité, convention collective applicable) et sécurise l’intégration. Certaines informations qu’il relaie restent, elles, obligatoires par ailleurs, comme les affichages obligatoires ou l’information sur la convention collective.
Quelles formalités sont obligatoires avant une embauche ?
Avant la prise de poste, l’employeur doit notamment : effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF, au plus tôt 8 jours avant l’embauche ; inscrire le salarié au registre unique du personnel ; l’affilier à la complémentaire santé et à la prévoyance applicables ; et organiser la visite d’information et de prévention. Le défaut de DPAE expose l’employeur aux sanctions du travail dissimulé.
Quand doit avoir lieu la visite d’information et de prévention ?
La visite d’information et de prévention doit se tenir dans les 3 mois suivant la prise de poste. Elle doit avoir lieu avant l’affectation pour certains cas : travailleurs de moins de 18 ans, travailleurs de nuit et salariés exposés à certains risques particuliers, qui relèvent alors d’un suivi individuel renforcé avec examen médical d’aptitude préalable. Pensez à la programmer dès la première semaine auprès de votre service de prévention et de santé au travail.
Que doit contenir un livret d’accueil ?
Une trame efficace couvre : le mot de bienvenue et l’histoire de l’entreprise, l’organigramme et les interlocuteurs clés, la vie pratique (horaires, badges, restauration, télétravail), les rubriques RH (congés, absences et arrêts maladie, mutuelle, prévoyance, épargne salariale), les outils et règles informatiques y compris RGPD, les consignes de sécurité et contacts d’urgence, ainsi que la convention collective applicable (IDCC) et l’emplacement des affichages obligatoires.
Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement est un retour écrit ou oral demandé à la nouvelle recrue vers la fin de son intégration, généralement au troisième mois : ce qui l’a surprise, ce qui fonctionne bien, ce qui pourrait être amélioré. Le regard neuf du nouvel arrivant révèle des dysfonctionnements devenus invisibles pour l’équipe en place. Demandez-le systématiquement et exploitez-le : c’est un levier d’amélioration continue peu coûteux et très efficace.
Pourquoi désigner un tuteur ou parrain d’intégration ?
Un tuteur désigné et réellement disponible est le premier facteur de réussite d’une intégration : il répond aux questions du quotidien que la recrue n’ose pas poser à son manager, transmet les usages de l’entreprise et détecte tôt les difficultés. Choisissez un salarié volontaire, expérimenté et distinct du supérieur hiérarchique, briefez-le avant l’arrivée et prévoyez des points réguliers pendant les trois premiers mois.